Сервис 1C:Share предназначен для одностороннего обмена электронными документами «Счет на оплату», «Ответ на заказ» и «Заказ товара» в CML формате без ЭЦП.
Для начала работы с сервисом не требуется специализированных настроек, регистрации отправителя и получателя в каких-либо сервисах, и приглашений контрагентов. Доступна возможность поделиться документом с выбором присоединенных файлов через электронную почту, Telegram, WhatsApp и просмотреть, скачать электронный документ на веб-странице.
Сценарий использования сервиса 1C:Share
Отправитель на учетный документ в базе 1С получает короткую ссылку и передает ее получателю любым удобным способом.
Получатель в поле поиска базы 1С вводит ссылку на документ. После чего откроется сообщение для загрузки документа.
Также можно открыть ссылку на веб-странице и ознакомиться с инструкцией для загрузки документа или просмотреть, скачать его.
Поделиться документом
Для получения ссылки на электронный документ в проведенном документе нажать команду «ЭДО» — «Поделиться документом».
При наличии присоединённых файлов у документа откроется форма для выбора файлов, которыми при необходимости можно поделиться.
В сервисе запрещается передавать файлы с типом: программа, скрипт, ярлык. Такие файлы недоступны для выбора.
При нажатии команды «Поделиться» выполняется проверка передаваемых данных на максимально допустимый размер.
Присоединённые файлы передаются вместе с электронным документом и могут быть загружены на стороне получателя, а также доступны для скачивания через веб-браузер.
После повторного нажатия команды «Поделиться» откроется окно с короткой ссылкой для скачивания электронного документа, которое необходимо передать получателю.
Эта ссылка будет активна в течение 3-х суток. Если необходимо изменить данные в документе, или истек срок активности ссылки, то необходимо получить новую ссылку на электронный документ, нажав повторно «Поделиться документом».
В случае превышения допустимого размера присоединённых файлов у документа, то повторно откроется окно с ранее выбранными файлами, где отобразится размер каждого файла.
Необходимо изменить выбор файлов к отправке таким образом, чтобы общий размер не превышал допустимый.
Отправить ссылку получателю
Для передачи ссылки получателю можно воспользоваться любым предложенным способом:
- Скопировать ссылку. Копируется ссылка в буфер обмена для самостоятельной передачи ссылки через другие средства связи.
- Отправить ссылку по электронной почте. Откроется окно для работы с электронным письмом с шаблонным заполнением, которое при необходимости можно отредактировать для конкретного письма.
- Отправить ссылку в WhatsApp. Если в карточке контрагента или контактного лица внесен мобильный номер, то при нажатии кнопки с иконкой WhatsApp будет отображен выбор передать сообщение на конкретный номер или выбрать из списка контактов в приложение WhatsApp.
- Отправить ссылку в Telegram. При нажатии на команду открывается в браузере окно для отправки сообщения. Далее необходимо запустить приложение по команде «SHARE» и выбрать получателя из списка контактов.
При выборе варианта из списка открывается в веб-браузере окно для отправки сообщения.
Следом необходимо нажать кнопку «Перейти в чат». Средствами приложения WhatsApp определяется, установлено ли приложение на компьютер или необходимо открыть веб-приложение. Если передан контактный номер, после перехода в чат открывается сразу чат с контактом и текст сообщения заполняется в поле сообщения.
Если номер телефона не был передан, то перед открытием чата необходимо выбрать кому отправить сообщение из списка контактов.
В чат добавится сообщение с короткой ссылкой для скачивания электронного документа.
Загрузить документ
Для загрузки документа в учётную базу, можно воспользоваться следующим функционалом:
- Глобальный поиск, в поле поиска необходимо ввести полученную короткую ссылку от отправителя и нажать «Загрузить …».
- Загрузка документа по ссылке через отдельную команду «Загрузить документ по ссылке».
При нажатии на результат из поиска «Загрузить…», либо в окне отдельной загрузки по команде «Загрузить» происходит загрузка электронного документа создание электронного документа в информационной базе.
Если ранее контрагенты не обменивались товарами из документа, то перед загрузкой может отобразиться окно для сопоставления номенклатуры.
Необходимо выбрать номенклатуру из информационной базы для сопоставления, подобрав из списка, либо создать новую. После того, как весь список номенклатуры будет сопоставлен, нажать команду «Сохранить и закрыть».
Сопоставление номенклатуры производится единожды, в дальнейшем данные будут заполняться на его основе.
При повторной загрузке документа, если документ ранее уже был загружен в информационную базу, откроется ссылка на документ.
Если к электронному документу был закрыт доступ, или истек срок действия ссылки, то в базе 1С глобальный поиск ничего по запросу не найдет:
В отдельном окне загрузки документа, также будет выведена соответствующая информация в сообщении в зависимости от результата загрузки документа.
В случае если в прикладном решении не поддерживается данный формат документа, то пользователь может перейти к документу в веб версии, где может просмотреть или скачать самостоятельно.
По гиперссылке «Перейти к документу» откроется веб-страница с документом.
Просмотр и скачивание документа в веб-браузере
Полученную ссылку введите в адресную строку в веб-браузере. Откроется вкладка с инструкцией по загрузке электронного документа и возможностью предварительного просмотра.
По команде «Просмотреть» откроется печатная форма документа.
По команде «Скачать» произойдёт скачивание пакета целиком на локальный диск.
В случае, если не удалось получить доступ к документу на веб-странице при просмотре документа отобразится следующая информация:
Для восстановления доступа к документу необходимо обратиться к отправителю электронного документа, чтобы он прислал новую ссылку.